個人情報保護方針

社長宣言

株式会社アプテックは、国際会議の登録事務局として、お申込み者様の個人情報をお預かりして、これを適切に扱い、安全に保護することで信用を得て今日まで業務を履行してまいりました。また、近年はこれまで培ってきた、社会福祉や医療教育分野のノウハウを生かし、児童通所支援施設の運営を行なっています。単純な個人情報のみならず、機微情報を取り扱う必要があり、それだけに個人情報保護への取り組みが、当社に課せられました最も重要な社会的責務と認識し、次に掲げた方針を定め、会社として取り組み、個人情報保護に従業員と共に一丸となって万全を尽くしてまいります。 現在、プライバシーマーク制度を導入し、個人情報を管理する上での、社内ルール策定、実施、維持、改善活動を行なっておりますが、社内におけるこの取り組みなくして当社における社会的な役割が果たせないものと認識しています。

基本方針

  1. 個人情報の収集・利用・提供及び目的外利用の禁止
    当社は、事業活動において、個人情報をお預かりしていることを考慮し、それぞれの業務実態に応じた個人情報保護のための管理体制を確立すると共に、個人情報の収集、利用、提供において所定の規則に従い適切に取扱います。また、目的外利用は行わない、及びそのための措置を講じます。
  2. 安全対策の実施並びに是正
    当社は、個人情報の正確性および安全性を確保するため、情報セキュリティに関する諸規則に則り、個人情報へのアクセス管理、個人情報の持ち出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等の対策を実施し、個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止に努めます。また、安全対策上の問題が確認された場合など、その原因を特定し、是正措置を講じます。
  3. 個人情報管理規則の策定及び個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
    当社は、役員および従業員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に利用し、保護するための個人情報管理規則を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを着実に実施します。更に、維持し、継続的に改善します。
  4. 法令・規範の遵守
    当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。また、当社の個人情報管理規則を、これらの法令及び指針その他の規範に適合させます。
  5. 個人情報に関する本人の権利尊重
    当社は、個人情報に関して本人から自己情報の開示、訂正もしくは削除、または利用もしくは提供の拒否を求められたとき、及び苦情、相談の申し出を受けたときは、個人情報に関する本人の権利を尊重し、誠意をもって対応します。

制定 平成18年6月30日
改定 平成24年6月30日
株式会社アプテック
代表取締役社長 関口 則子

個人情報保護取り扱いについて

個人情報の定義

当社において、個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号、画像もしくは音声により特定の個人を識別できるもの(当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものを含みます。)をいうものとします。なお、個人に関する情報とは、個人を識別できる情報に限らず、個人の身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表すすべての情報も含まれるものとします。当社の「個人情報保護方針」に基づき、個人情報について細心の注意と最大限の努力をもって、保護及び管理を行っております。

適用範囲

この「個人情報保護取り扱いについて」は、当社におけるお客様や従業員の個人情報の取り扱いを定めるものです。

個人情報の収集

当社は、事業活動に関して、個人情報を次の業務目的の達成に必要な範囲でのみ収集するものとします。 また、お客さまに個人情報を提供いただく場合には事前に「その収集・利用目的」を明示し、お客さまに同意をいただくものとし、お客様が容易に認識できない方法(クッキー等)で収集する事はいたしません。

  • お客様から当社に委託された業務の履行
  • お客様との商談、打合せのための連絡
  • お客様からのお問い合わせがあった場合の対応
  • 当社従業員情報の業務履行のための利用

個人情報の利用目的

当社では、次の通り利用目的を特定し、その利用範囲内で利用します。特定の目的を超えて個人情報を取り扱う必要が生じた場合は本人の同意を得て扱います。

当社は、お客様等の個人情報を以下の目的のために利用いたします。

  1. 当社が収集する場合の利用目的
    • (1) お客様に関するご当人との連絡用個人情報
      • ア.お客様との商談、打ち合わせ等
      • イ.問い合わせ・ご相談への対応、苦情・相談などへの対応
      • ウ.お客様への活動状況報告
    • (2) 取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報
      • ア.業務上必要な諸連絡・商談等
      • イ.取引先情報管理、支払・入金処理
    • (3) 採用応募者に関する個人情報及び社員情報
      • ア.採用応募者への採用情報等の提供・連絡
      • イ.当社での採用業務管理
      • ウ.当社従業員管理および業務実施
      • エ.監視カメラによる構内の録画
    • (4) 児童通所支援サービスに関する利用者情報
      • ア.ご契約者様への連絡ならび各種情報提供
      • イ.当社での利用計画実施の業務管理
      • ウ.お問い合わせ・ご相談への対応、苦情・相談などへの対応
      • エ.監視カメラによる構内の活動状況録画
  2. 当社がお客様から業務を受託して、個人情報を利用する可能性のある主たる事業内容は、次の通りです。委託先の目的に沿ったご指導及び監査を得て業務が行われ、また、関係する従業員に当社の規程に沿った教育が行われます。
    • (1) イベントの事務代行
      • イベント告知
      • イベントへの参加申込み受付代行
      • 参加者、受講者への事務連絡や受講料の請求
      • イベント開催前後のアンケート調査・集計
    • (2) ASPサービス(システム機能レンタル)
      • イベント参加申込みシステムやアンケート収集システム等の構築、運用
    • (3) ソフトウェア開発
      • ビジネス・アプリケーション・システムの開発
      • 通信アプリケーション・システムの開発
    • (4) システムの運用管理
      • システムのメンテナンス作業、ファイル・プログラムの管理、データベースの管理
      • コンピュータ室などでのオペレーション運用作業等
    • (5) ホームページの企画・作成・構築・運営支援
    • (6) アンケート等の集計調査・分析など

第三者提供

当社は、あらかじめお客様や従業員の事前の同意を得ないで、お客様や従業員の個人情報を第三者に提供は致しません。ただし、次の各号に該当する場合は除きます。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • 収集・利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合
  • 合併その他の事由による事業の承継に伴い、個人情報を提供する場合

個人情報の開示等の請求、又は苦情のお申出に関して

個人情報の開示等の請求、又は苦情のお申出は、株式会社アプテック「個人情報保護窓口相談係」まで電話・メール等でお問い合わせください。

なお、個人情報を当社にご提供いただけるかどうかは問い合わせ者の任意のご判断によりますが、必要な情報をご提供いただけない場合は、当該問い合わせ者に関する問い合わせの受付を正常に行うことができませんので、あらかじめご承知ください。

特記事項

  1. 当社の個人情報保護方針は、日本法に基づくものとします。
  2. 当社は、個人情報の取扱いの改善又は法令若しくはその他の規範の制改定に伴い、この「個人情報保護取り扱いについて」を改定することがございます。
  3. この「個人情報保護取り扱いについて」は、掲載日(更新日含む。)以降に適用されるものとします。
  4. ウェブサイトにおいて、個別に個人情報保護に関する規定を定めている場合には、当該規定が優先されるものとします。
  5. お客様が当社にお電話でご連絡いただいた場合には、正確にご回答するために、メモを取り、通話内容を録音させていただくこともあります。
  6. 利用目的のため、お預かりした個人情報に関する作業を外部に委託することがあります。外部委託先につきましては、弊社の定める基準に適合する事業者を選定し、秘密保持、安全管理等についての契約を締結して、適切な監督を行います。

認定個人情報保護団体

当社を管掌する認定個人情報保護団体(注1)は、下記となります。

  • 認定個人情報保護団体名:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  • 個人情報保護苦情相談室
  • 所在地 :〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
  • 電話番号:03-5860-7562
  • 消費者相談窓口:0120-116-213もしくは0120-700-779
  • (注1)
    個人情報保護法で規定されている、個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関。

個人情報保護方針に関してのお問合せ先

  • 連絡先:株式会社アプテック 個人情報保護窓口相談係
  • 住  所:埼玉県春日部市西金野井1745
  • 電話番号:048-718-1178
    (受付:平日10:00〜12:00、13:00〜17:00(土日祝祭日及び年末年始を除く))

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